DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

IDENTIFICACIÓN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los documentos

VALORACIÓN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo

CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series de un grupo documental

3. ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado

FOLIAR: Acción de numerar hojas.

4. Definición

DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar su localización y consulta

5. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. ( ACUERDO No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”)

Descripción archivística. Representación precisa de una unidad de descripción y, en su caso, de las partes Somero: comprende los elementos mímos de descripción, suele ir dispuesto en columnas. Es sobre todo de uso interno como control sobre las existencias, ya que para los usuarios por la mínima información que ofrece no es muy util.

Analítico: describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes. Con los máximos elementos obligatorios y algunos más optativos, ofrece la información suficiente para que el usuario localice la documentación en el tiempo y fisicamente en el archivo.

 que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción. Este término también designa el resultado del proceso ( Archival description). ( ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias) 

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

6. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

El catálogo de documentos: La ficha calcográfica describe el documento en tres sentidos: en cuanto su contenido y localización temporal, en sus características formales y su localización especial dentro del fondo al que pertenece.

El catálogo de expedientes: presenta los mismos elementos que el anterior con otras características, se consignan las fechas extremas, además del resumen se presenta una relación de los documentos contenidos.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.