DESCRIPCION ARCHIVISTICA



La descripción es una actividad que debe ser realizada de manera conjunta a la ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación. La descripción busca transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados. Los sistemas descriptivos deben ser publicados y sujetos a un programa de difusión amplio. Es por esto que es importante que todos los archivos cuenten con un programa descriptivo o la institución cuente con normas que planteen un     procedimiento homogéneo, de manera que sea más fácil para el usuario el acceso a la documentación.”  
Información tomada de: La descripción archivística y su aplicación en documentos particulares: el caso del Álbum de Figueroa
La descripción persigue los siguientes objetivos:
1-Dar información a los usuarios
2-Facilitar el control al archivista
3-Conservación

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

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IDENTIFICACIÓN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los documentos VALORACIÓN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series de un grupo documental 3. ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado FOLIAR: Acción de numerar hojas. 4. Definición DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar su localización y consulta 5. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. ( ACUERDO No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”) Descripción archivística. Representación precisa de una unidad de descripción ...
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OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

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*Es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin  de hacerlos accesibles *Permite la ejecución de diversas acciones más allá de la simple localización de la información documental *Obtener y analizar la información contenida en los documentos *Registra la información que contienen en forma resumida y eficaz en algún medio *Facilitar a los usuarios de los archivos el acceso a la información documental mediante los instrumentos descriptivos *Facilitar a los  usuarios la comprensión de contexto y contenido de los documentos es decir su procedencia las funciones de las que se derivan su producción, los asuntos y temas que tratan, sus características, volumen y periodicidad. *Reconocer y controlar el tratamiento archivístico que se le ha dado a la documentación: clasificación, ordenación, valorización, conservación y difusión de los archivos
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