NIVELES DE DESCRIPCION


Es la posición que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo.

 Niveles intelectuales
Son los niveles 1 al 6, desde el fondo a la sub-serie que forman la estructura archivística que se organiza según el principio de procedencia. Su uso va ligado a la identificación del organismo productor sus divisiones y funciones.


 Niveles físicos
Son los niveles 7 al 9, desde la unidad de localización hasta el documento simple. Que corresponden con unidades tangibles físicamente, que se pueden localizar en los depósitos de los archivos y que en su conjunto componen los niveles intelectuales.

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UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y COMPUESTA

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Unidad Documental Simple. La unidad documental simple es aquella que está compuesta por un solo tipo de documentos o sea documentos que tiene una misma función, son generados por un mismo acto que se lleva acabo repetidas veces, por ejemplo, el Libro de Actas de Reunión del Condominio de la Torre H, puesto que en dicho libro solo se registran en un orden cronológico y consecutivo los puntos tratados y soluciones alcanzadas en cada una de las reuniones de dicho condominio este se constituye como una Unidad Documental Simple. Unidad Documental Compuesta. La unidad documental compuesta es la que se conforma de distintos tipos de documentos, o sea documentos que han sido generados de distintos actos administrativos pero que son necesarios para llevar a cabo un procedimiento administrativo, es también llamado expediente. Las unidades documentales compuestas también son organizadas en un orden cronológico y consecutivo, pero este orden obedece a la inserción del documento en la u...
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

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IDENTIFICACIÓN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los documentos VALORACIÓN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series de un grupo documental 3. ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado FOLIAR: Acción de numerar hojas. 4. Definición DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar su localización y consulta 5. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. ( ACUERDO No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”) Descripción archivística. Representación precisa de una unidad de descripción ...
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OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

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*Es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin  de hacerlos accesibles *Permite la ejecución de diversas acciones más allá de la simple localización de la información documental *Obtener y analizar la información contenida en los documentos *Registra la información que contienen en forma resumida y eficaz en algún medio *Facilitar a los usuarios de los archivos el acceso a la información documental mediante los instrumentos descriptivos *Facilitar a los  usuarios la comprensión de contexto y contenido de los documentos es decir su procedencia las funciones de las que se derivan su producción, los asuntos y temas que tratan, sus características, volumen y periodicidad. *Reconocer y controlar el tratamiento archivístico que se le ha dado a la documentación: clasificación, ordenación, valorización, conservación y difusión de los archivos
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