UNIDADES DE DESCRIPCIÓN SON:

Fondo: se trata del conjunto de documentos con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Es por ello que el fondo es toda la documentación producida o recibida por una institución o persona física o jurídica. Su noción está unida al concepto de procedencia y tiene su razón de ser por la necesidad de mantener diferenciados los archivos de distintas administraciones. Un fondo puede identificase con un archivo aunque sin embargo lo más normal es que dentro de un archivo existan varios fondos.

Sub-fondo: es el conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.

Serie: conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgánico, responden a la misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o uso administrativo, y tienen características similares en cuanto al contenido y a menudo en cuanto al aspecto externo. Las series entonces responden a una misma actividad o tipología documental. Las series pueden ser de tres tipos:

1-S. tipológicas: que son las que tienen una misma tipología documental, generalmente determinada por la propia norma administrativa; que establece la clase, el formato, el autor, el trámite, la data y el contenido.

2-S. de actividad: responden a una misma actividad y están formadas por varias series tipológicas.

3-S. facticias: pueden existir en un archivo por motivos de instalación o conservación y por el tipo de materia o soporte.

Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como la diligencia encaminada a ejecutarla.