Descripción documental

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UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y COMPUESTA

abril 11, 2018

Unidad Documental Simple. La unidad documental simple es aquella que está compuesta por un solo tipo de documentos o sea documentos que tiene una misma función, son generados por un mismo acto que se lleva acabo repetidas veces, por ejemplo, el Libro de Actas de Reunión del Condominio de la Torre H, puesto que en dicho libro solo se registran en un orden cronológico y consecutivo los puntos tratados y soluciones alcanzadas en cada una de las reuniones de dicho condominio este se constituye como una Unidad Documental Simple. Unidad Documental Compuesta. La unidad documental compuesta es la que se conforma de distintos tipos de documentos, o sea documentos que han sido generados de distintos actos administrativos pero que son necesarios para llevar a cabo un procedimiento administrativo, es también llamado expediente. Las unidades documentales compuestas también son organizadas en un orden cronológico y consecutivo, pero este orden obedece a la inserción del documento en la u...

DESCRIPCION ARCHIVISTICA

abril 11, 2018

La descripción es una actividad que debe ser realizada de manera conjunta a la ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación. La descripción busca transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados. Los sistemas descriptivos deben ser publicados y sujetos a un programa de difusión amplio. Es por esto que es importante que todos los archivos cuenten con un programa descriptivo o la institución cuente con normas que planteen un procedimiento homogéneo, de manera que sea más fácil para el usuario el acceso a la documentación.” Información tomada de: La descripción archivística y su aplicación en documentos particul...

NORMA ISAD Y SAAR (CPF)

abril 11, 2018

NORMA ISAD La primera versión de la Norma fue publicada en 1994, estableciéndose un periodo de revisión cíclico cada cinco años. En este sentido en el año 1998 el Comité de Normas de Descripción (ICA/CDS), coincidiendo con la primera revisión, difunde una circular dirigida a los miembros de las categorías «A» y «B» del Consejo Internacional de Archivos en la cual se establecen los criterios que deben de tenerse en cuenta a la hora de remitir las propuestas de revisión. La ISAD (G) contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Estas reglas forman parte de un proceso dirigido fundamentalmente a: 1-garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas; 2-facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo; 3-compartir los datos de autoridad; 4-hacer posible la integración de las descripcione...

NIVELES DE DESCRIPCION

abril 11, 2018

Es la posición que ocupa la unidad de descripción en la jerarquía del fondo. Niveles intelectuales Son los niveles 1 al 6, desde el fondo a la sub-serie que forman la estructura archivística que se organiza según el principio de procedencia. Su uso va ligado a la identificación del organismo productor sus divisiones y funciones. Niveles físicos Son los niveles 7 al 9, desde la unidad de localización hasta el documento simple. Que corresponden con unidades tangibles físicamente, que se pueden localizar en los depósitos de los archivos y que en su conjunto componen los niveles intelectuales.

TIPOS DE ORDENACION

abril 11, 2018

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece. Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por materias): · La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los docume...

OBJETIVOS DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

abril 11, 2018

*Es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles *Permite la ejecución de diversas acciones más allá de la simple localización de la información documental *Obtener y analizar la información contenida en los documentos *Registra la información que contienen en forma resumida y eficaz en algún medio *Facilitar a los usuarios de los archivos el acceso a la información documental mediante los instrumentos descriptivos *Facilitar a los usuarios la comprensión de contexto y contenido de los documentos es decir su procedencia las funciones de las que se derivan su producción, los asuntos y temas que tratan, sus características, volumen y periodicidad. *Reconocer y controlar el tratamiento archivístico que se le ha dado a la documentación: clasificación, ordenación, valorización, conservación y difusión de los archivos